Cell sími talhólf, búsetu talhólf og skrifstofu talhólf öll vinna á svipaðan hátt. Venjulega byrjar ferlið með því að hringja á aðalnúmer. Talan setur notandann inn andlit-endir tengi rödd-póstur té. Oft sjálfvirka aðstoðarmanns mun hvetja notandann fyrir pósthólf fjölda, sem venjulega er það sama og persónulega sími notandans tala, en ekki alltaf. Það mun biðja um tölugildi framhjá kóða einhvers konar. Ef þú ert ekki einn, það mun hvetja þig til að búa til og slá inn nýjan. Venjulega fólk velja númer sem auðvelt er að muna, en ekki of augljóst. A uppáhalds númer, fæðingardag foreldris eða vinar eru dæmi. Hvað sem þú velur, það er mikilvægt að gæta þess að vernda friðhelgi þína og sjálfsmynd.
Þegar inn í kerfi, the fyrstur hlutur þú þarft að gera er að taka upp kveðju. Kveðja þín er það sem fólk heyrir þegar þú ert ekki þarna til að svara í símann, því er kveðja þín mjög mikilvægt.
Oft kerfið sjálfvirkt aðstoðarmanns mun hvetja þig til að taka upp kveðju. Það kann að biðja þig um að ýta röð helstu pads til að gera það. Fylgdu leiðbeiningunum vandlega. Hugsaðu um hvað þú vilt segja og hvernig þú vilt segja það. Bæði það sem þú segir og tónn af rödd eru mikilvæg. Tala skýrt og glaðlega. Eru fyrsta og síðasta nafn, starfsheiti og fyrirtæki. Gefðu stutta leiðbeiningar um að fara skilaboð. Segðu fólki þegar þeir geta búist við að heyra aftur frá þér. Uppfærsla þinn kveðja oft hægt að láta hringja vita að þetta er lifandi, virk talhólf pósthólf og fara skilaboð verður ekki æfing í tilgangsleysi.
Sum kerfi leyfa þér að fara bæði utanaðkomandi kveðju, þýddi fyrir opinber, utan hringir, og innri kveðja, ætlað fyrir þinn vinnufélaga. Hugsaðu vandlega um hvernig á að nálgast hvert. Þú getur valið að fela upplýsingar fyrir innri kveðju sem þú myndi ekki utanaðkomandi kveðju. Enn, bæði skilaboð ætti að vera stutt, skýr og virðingu.
Sumir rödd-póstur kerfi bjóða upp á marga aðra valkosti fyrir notendur, þar á meðal Símboð farartæki fax pallbíll og leiðir til að samþætta talhólf með öðrum fjarskiptum, svo sem e- mail og texti skilaboð. Þú ættir að hafa samband þitt sjálfvirka aðstoðarmanns eða notandi handbók til að nýta sér slíka möguleika. Þú gætir einnig viljað íhuga hversu mikið rafræn skilaboð tæ
