Þú þarft að þróa eigin kerfi þitt fyrir stjórna rafræn skjöl. Hér eru nokkrar tillögur:
- Búa til online flokkunarkerfi eins og þú vildi fyrir pappír í skjalaskáp. Nota skrá og skjal nöfn sem verður auðvelt að finna og muna
- Nota ". Prenta í skrá " valkostur til spara rafræn skjöl utan, eins og e-póstur eða online yfirlýsingar, til að leiðrétta rafrænum þeirra skrá.
- Afrita skrár reglulega, sennilega amk vikulega, á geisladisk eða USB glampi ökuferð.
- Gerðu aðallista skrá möppur sem þú getur átt við.
- árslokin með því að skoða skrárnar. Ruslið eitthvað sem þú þarft ekki lengur, færa skrár sem eru að fara að geymslu (eins reikningum ársins) á geisladisk og sett upp nýja skrá fyrir nýju ári.
Hafðu í huga að þú munt einnig að halda pappír skrár og illgresi í gegnum þá í lok hvers árs, enda þótt þessar skrár ætti að vera miklu minni en áður. Þessi skjöl eru þinglýstra skjöl og efni sem þú þarft til að undirbúa skattur.
Á meðan þú gætir freistast til að skanna kvittanir og henda pappír frumrit, ekki gera það, segir Barry Steiner, a Chicago CPA og fyrrverandi IRS umboðsmanni. Þú gætir þurft þá sem sönnun fyrir skatta endurskoðun. Steiner mælir halda öllum reikningum, reikninga, kvittanir og niður eftirlit tengjast frádráttarbærum kostnaði í þrjú ár eftir þingfestingu skattamál. Á þeim tímapunkti, segir hann, tæta þá til að koma í veg þekkja þjófnaður. [Heimild: E-mail viðtal við Barry Steiner]
Eins og Abigail Sellen og Richard Harper, höfundar The goðsögn um paperless skrifstofu
benda á, enginn skrifstofa getur verið alveg paperless. " Frekar en að sækjast eftir hugsjón paperless skrifstofu, [fólk] ætti að vinna í átt að framtíð þar sem pappír og rafræn skjal verkfæri vinna í samstarfi, " þeir skrifa í bókinni [Heimild: The Goðsögn af paperless skrifstofu
með Abígail Sellen og Richard Harper, MIT Press, 2001, bls 21]
Nánari upplýsingar um pa
