Digital skjöl, eins og pappír, þarf að geyma svo þeir geta vera sækja og nota eftir þörfum. Fyrir paperless skrifstofu - eða líklegri, næstum paperless einn - þú þarft leið til að snúa pappír skjöl í stafrænt, eða rafræn skjöl
Þessi tegund af umbreytingu samskipti er stjórnað með skjal hugsanlegur. kerfi. Þar sem ekki hafa pappír er ólíklegt, munt þú sennilega finna stöðuga þörf fyrir að snúa blaðinu í rafrænum skrám. A skjal stjórnun kerfi gengur yfirleitt lengra umbreytingu til að takast á við öll skjöl - tölvugert, auk þeirra sem eru faxed, skönnuð eða e-pósti
Grundvallar skjal hugsanlegur kerfi samanstendur af a skanni og hugbúnaði. sem gerir pappír skjöl verði skönnuð, breytt í rafræn myndum og vistað í PDF, TIFF eða önnur snið fyrir geymslu á geisladiska, DVD diska, tölva harður diskur eða net miðlara.
Flestir skjal hugsanlegur kerfi eru ljós- viðurkenningu (OCR). Þetta gerir myndirnar að vera viðurkennd sem texta þegar vistað sem leita PDFs eða afrituð í forritum eins og Microsoft Word eða Excel. Með OCR, einnig er hægt að leita að tilteknum orðum eða orðasamböndum skanna skjal.
Skjal stjórnun kerfi veita rafræna skrá innréttingu og flokkunarkerfi verkfæri. Þeir sameina gögn geymslurými með hugbúnaði sem gengur út skjal hugsanlegur að fela aðgerðir eins og endurskoðun slóð og skýrslugerð verkfæri, skjal niðurfelling stýrir að eyða skjölum á tilteknu dögum og Vefur-undirstaða skoða skjal.
Meira háþróaður skjal stjórnun kerfi bjóða aukahlutir svo sem:
Ef þú ert mikið magn af skjölum pappír til að snúa inn í rafrænum skrám eða þarf hjálp að fá starf fljótt, getur þú vilt að útvista skjal hugsanlegur að fyrirtæki eins microMEDIA. Einn af núverandi á staðnum verkefnum ummyndun félagsins eru OCR og fullu að leita PDF skrár með meira en 25 milljónir myndum.
Og ef þú ert ekki með öflugri nóg miðlara eða vilja til að geyma rafræn skrá burt staður, mörg fyrirtæki skjal hugsanlegur bjóða farfuglaheimili framreiðslumaður lausn. Web-undirstaða skjal hýsingu leyfa þér að geyma eða afri
